Фулфилмент — это не только складская и логистическая работа, но и постоянный обмен документами между несколькими участниками: продавцом, оператором, транспортной службой и маркетплейсом. От правильной организации документооборота зависит прозрачность учёта, корректность расчётов и отсутствие претензий со стороны налоговых органов или партнёров.
Каждая операция фулфилмента сопровождается документами, которые фиксируют движение товаров и денежных средств. Вся цепочка делится на четыре блока: приёмка, хранение, отгрузка и возвраты. Рассмотрим их поэтапно.
1. Документы при приёмке товара на склад
Когда товар поступает от поставщика или производителя, оператор фулфилмента оформляет:
- Акт приёма-передачи — подтверждает факт передачи товара на хранение, с указанием количества и состояния;
- Накладную ТОРГ-12 или УПД (универсальный передаточный документ) — используется при передаче права собственности;
- Отчёт о приёмке в WMS — фиксирует каждую позицию, её артикул, партию, штрихкод и адрес хранения.
Если обнаружены несоответствия, составляется акт расхождений. Этот документ важен для урегулирования споров между продавцом и поставщиком, а также для бухгалтерского учёта.
2. Документы при хранении
На этапе хранения формируются реестры остатков. Фулфилмент регулярно предоставляет отчёты с данными о фактических остатках, перемещениях и сроках годности. В электронных системах эти отчёты интегрируются с учётной системой продавца (1С, МойСклад и др.). Это помогает избежать расхождений между фактическими и бухгалтерскими данными.
Также фиксируются документы внутреннего движения — перемещения между ячейками, корректировки после инвентаризации, списания. Все эти действия должны быть отражены в WMS и доступны продавцу в отчётах.
3. Документы при сборке и отгрузке заказов
Когда заказ сформирован, создаются:
- Пик-лист — внутренний документ, содержащий перечень товаров для сборки;
- Акт комплектации — подтверждает, что заказ собран и проверен;
- Транспортная накладная или реестр отгрузки — оформляется при передаче партии в службу доставки или на склад маркетплейса;
- УПД — если право собственности переходит при отгрузке (актуально для B2B-продаж или поставок на FBO-склады).
Все документы обычно оформляются в электронном виде через ЭДО (электронный документооборот). Это ускоряет обмен и позволяет избежать ошибок, связанных с ручным вводом.
4. Документы при возвратах и рекламациях
Если клиент возвращает товар, фулфилмент оформляет:
- Акт возврата — фиксирует поступление товара обратно на склад;
- Акт проверки состояния — описывает целостность упаковки и пригодность к повторной продаже;
- Отчёт о списании — если товар подлежит утилизации или повреждён.
Возвраты также отображаются в учётной системе и корректируют остатки. Для прозрачности рекомендуется использовать сквозную нумерацию возвратов и фотофиксацию.
Взаимодействие с маркетплейсами
Если фулфилмент работает в связке с площадками (Wildberries, Ozon, Яндекс Маркет), документы формируются автоматически через API:
- акты приёмки и передачи партий на склады маркетплейсов;
- отчёты о продаже (реестры заказов, выкуп, возвраты);
- отчёты по логистическим расходам и штрафам.
Фулфилмент обязан синхронизировать эти данные с системой продавца. Если интеграция отсутствует, высок риск несостыковок — например, товар продан, но числится в остатке.
Типичные ошибки в документообороте фулфилмента:
- Несвоевременная передача актов и накладных — приводит к задержкам оплаты.
- Разрыв между фактическими и бухгалтерскими остатками — следствие ручного учёта.
- Отсутствие фото- или весовой фиксации при приёмке — осложняет споры о браке.
- Ошибки при оформлении возвратов — искажают статистику продаж.
- Хранение документов в разных системах без единого архива.
Чтобы избежать этих проблем, стоит выстроить единый поток документов, где каждый этап подтверждается автоматически. Большинство операторов предоставляют личный кабинет с возможностью выгрузки актов, накладных и отчётов по датам.
Для юридической и бухгалтерской корректности продавцу важно:
- заключить договор хранения и логистического обслуживания с указанием обязанностей сторон;
- прописать регламент обмена документами и сроки предоставления отчётов;
- использовать сертифицированные сервисы ЭДО (Диадок, Такском, СБИС);
- регулярно сверять остатки и движение товаров с отчётами фулфилмента.
Правильно организованный документооборот обеспечивает прозрачность взаимодействия и защищает обе стороны — продавца и оператора. Все операции подтверждаются документально, финансовые расчёты становятся точными, а проверки и аудиты проходят без осложнений.
В результате фулфилмент перестаёт быть «чёрным ящиком» для продавца. Каждое движение товара, каждый заказ и возврат имеют документальное подтверждение, а бизнес получает контроль и предсказуемость — основу надёжной логистики в электронной торговле
В процессе создания статьи частично задействованы материалы с сайта teamdeem.ru – документооборот в фулфилмент
Дата публикации: 30 мая 2022 года